POLITYKA PRYWATNOŚCI

Wprowadzenie

W związku z obowiązkami wynikającymi z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej: RODO ustanawia się w spółce Megmar Logistics & Consulting Sp. z o.o. i Megmar Logistics & Consulting Elżbieta Maślarz – dalej łącznie: Megmar, Politykę Ochrony Danych Osobowych.

Spółka Megmar Logistics & Consulting Sp. z o.o. (dalej: MLC) i Megmar Logistics & Consulting Elżbieta Maślarz – (dalej: MLC EM), wspólnie ustalają cele i sposoby przetwarzania danych osobowych, a więc stają się współadministratorami danych osobowych.

Naszym celem jest również należyte informowanie Państwa o podstawach prawnych przetwarzania danych osobowych, sposobach ich zbierania i wykorzystywania, a także o prawach osób, których dane przetwarzamy.

Dane osobowe współadministratorów

Poniżej wskazujemy dane współadministratorów:

Megmar Logistics & Consulting Sp. z o.o. z siedzibą w Kutnie przy ulicy Marii Skłodowskiej – Curie 10, 99-300 Kutno, wpisana do rejestru przedsiębiorców, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000386295, o kapitale zakładowym w wysokości 500.000,00 PLN (wpłaconym w całości), NIP 7752637229, REGON 101085290,

Megmar Logistics & Consulting Elżbieta Maślarz, jednoosobowa działalność gospodarcza wpisana do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, z siedzibą w Kutnie przy ulicy Marii Skłodowskiej – Curie 10, 99-300 Kutno, NIP 7751005527, REGON 610296735.

Czym są dane osobowe i co oznacza ich przetwarzanie?

Dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Przetwarzaniem danych osobowych jest każda czynność na danych osobowych niezależnie od tego, czy jest dokonywana w sposób zautomatyzowany czy też nie, np. zbieranie, przechowywanie, utrwalanie, porządkowanie, modyfikowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, udostępnianie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie. Megmar przetwarza dane osobowe w różnych celach, przy czym w zależności od celu, zastosowanie mogą mieć różne sposoby zbierania, podstawy prawne przetwarzania, wykorzystywania, ujawniania oraz okresy przechowywania.

Kiedy niniejsza Polityka Prywatności ma zastosowanie?

Niniejsza Polityka Prywatności ma zastosowanie do wszystkich przypadków, w których MLC i MLC EM są współadministratorami danych osobowych i przetwarzają dane osobowe.

W jaki sposób, w oparciu o jakie podstawy prawne i jakiego typu dane osobowe przetwarza Megmar?

Pragniemy zachować przejrzystość w zakresie sposobów i podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych, a także celów, dla których Megmar przetwarza dane osobowe. Dbamy o to, by każdorazowo wskazać niezbędne informacje w tym zakresie każdej osobie, której dane osobowe przetwarzany jako współadministratorzy danych. Poniżej zestawienie operacji przetwarzania danych osobowych.

Jednocześnie wskazujemy, że w przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu współadministratorów danych, staramy się przeanalizować i zrównoważyć nasz interes oraz potencjalny wpływ na osobę, której dane dotyczą oraz prawa tej osoby wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych. Nie przetwarzamy danych osobowych w oparciu o nasz uzasadniony interes w przypadku, gdy dojdziemy do wniosku, że wpływ na osobę, której dane dotyczą przeważałby nad naszymi interesami (wówczas możemy przetwarzać dane osobowe jeśli np. posiadamy odpowiednią zgodę lub wymagają tego lub zezwalają na to przepisy prawa).

1. Przetwarzanie danych osobowych osób odwiedzających stronę internetową prowadzoną przez Megmar

Strona internetowa nie zbiera danych osobowych innych niż zawartych w plikach cookies, danych zebranych z wykorzystaniem wtyczek i innych narzędzi pochodzących od Google, jak np. Google Analitycs. Tylko tego typu dane mogą być przekazywane do państw trzecich.

Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym użytkownika i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.

Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym użytkownika pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp są współadministratorzy stron i podstron w domenach megmar.pl i megmar.eu.

Pliki cookies wykorzystywane są w celu:

• dostosowania zawartości stron internetowych do preferencji użytkownika oraz optymalizacji korzystania ze stron internetowych; w szczególności pliki te pozwalają rozpoznać urządzenie użytkownika i odpowiednio wyświetlić stronę internetową, dostosowaną do jego indywidualnych potrzeb;
• tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy korzystają ze stron internetowych, co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości;
• utrzymanie sesji użytkownika (po zalogowaniu), dzięki której użytkownik nie musi na każdej podstronie serwisu ponownie wpisywać loginu i hasła.

W ramach strony internetowej stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies:

• „sesyjne” (session cookies) są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej).
• „stałe” (persistent cookies) pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez użytkownika

W ramach strony internetowej stosowane są następujące rodzaje plików cookies:

• „niezbędne” pliki cookies, umożliwiające korzystanie z usług, np. uwierzytelniające pliki cookies wykorzystywane do usług wymagających uwierzytelniania w ramach strony internetowej;
• pliki cookies służące do zapewnienia bezpieczeństwa, np. wykorzystywane do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania w ramach strony internetowej;
• „wydajnościowe” pliki cookies, umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania ze strony internetowej;
• „funkcjonalne” pliki cookies, umożliwiające „zapamiętanie” wybranych przez użytkownika ustawień i personalizację interfejsu użytkownika, np. w zakresie wybranego języka lub regionu, z którego pochodzi użytkownik, rozmiaru czcionki, wyglądu strony internetowej itp.

W wielu przypadkach oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym użytkownika. Użytkownicy mogą dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących plików cookies. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu użytkownika. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej).

Współadministratorzy informują, że ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronie internetowej.

Pliki cookies zamieszczane w urządzeniu końcowym użytkownika nie są wykorzystywane do wyświetlania materiałów reklamowych podmiotów trzecich.

2. Przetwarzanie danych osobowych osób kontaktujących się z Megmar w celu uzyskania informacji o ofercie, a także kontaktujących się w celu zawarcia umowy z Megmar

W przypadku osób fizycznych (działających zarówno w imieniu własnym, jak i w imieniu podmiotów niebędących osobami prawnymi) kontaktujących się z Megmar w celu uzyskania informacji o ofercie, a także w celu zawarcia umowy z Megmar, zbieramy następujące dane osobowe: imię i nazwisko, stanowisko, stopień, adres podmiotu, który reprezentuje kontaktujący się, adres e-mail, numer telefonu, numer faxu. W szczególności osoby te mogą wysyłać nam e-mail oraz kontaktować się z nami telefonicznie.

Zwracamy się z prośbą o niepodawanie nam informacji należących do szczególnych kategorii danych osobowych (takich jak informacje o rasie, pochodzeniu etnicznym, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych lub fizjologicznych, przynależności do związków zawodowych, informacje dotyczące zdrowia fizycznego lub psychicznego, dane genetyczne, dane biometryczne, informacje o życiu seksualnym czy orientacji seksualnej oraz przeszłości kryminalnej). W przypadku podania takich informacji z jakiegokolwiek powodu, będzie to oznaczać wyraźną zgodę na zbieranie przez nas i wykorzystywanie takich informacji w sposób określony w niniejszym dokumencie lub określony w miejscu, gdzie informacje te zostały ujawnione.

Powyższe dane zbieramy w oparciu o podstawy prawne przetwarzania określone w RODO tj.:

• w oparciu o zgodę wyrażoną przez osobę kierującą zapytanie w celu uzyskania informacji o ofercie – zgodę uważamy za wyrażoną, a niniejszą Politykę za zaakceptowaną przez daną osobę kontaktującą się z nami, a której dane dotyczą, w przypadku, gdy skontaktuje się z nami w jakikolwiek sposób,
• w celu wykonania umowy (realizacji żądania zgłoszonego przez daną osobę),
• usprawiedliwionego celu współadministratorów danych.

 

3. Przetwarzanie danych osobowych klientów Megmar i potencjalnych klientów

Megmar przetwarza dane osobowe swoich klientów i potencjalnych klientów, które obejmują dane wskazane powyżej w pkt. 2 (przetwarzanie danych osobowych osób kontaktujących się z Megmar w celu uzyskania informacji o ofercie, a także kontaktujących się w celu zawarcia umowy z Megmar) oraz dane teleadresowe, dane dotyczące płatności, numery rachunków bankowych. Dane osobowe kontaktów biznesowych mogą być wykorzystane w celu prowadzenia działalności handlowej Megmar.

Przetwarzanie danych osobowych klientów odbywa się w oparciu o RODO na podstawie:

• zgody – zgodę uważamy za wyrażoną, a niniejszą Politykę za zaakceptowaną przez daną osobę w przypadku, gdy skontaktuje się z nami w jakikolwiek sposób jako klient,
• wykonania zawartej umowy,
• obowiązku prawnego (np. prawa podatkowego, przepisów o rachunkowości),
• usprawiedliwionym interesie Megmar (np. w zakresie marketingu).

Przetwarzanie danych osobowych potencjalnych klientów odbywa się w oparciu o RODO na podstawie:

• zgody – zgodę uważamy za wyrażoną, a niniejszą Politykę za zaakceptowaną przez daną osobę w przypadku, gdy skontaktuje się z nami w jakikolwiek sposób jako potencjalny klient,
• usprawiedliwionym interesie Megmar (np. w zakresie marketingu).

 

4. Przetwarzanie danych osobowych osób odwiedzających siedzibę Megmar

W przypadku osób fizycznych (działających zarówno w imieniu własnym, jak i w imieniu podmiotów niebędących osobami prawnymi) odwiedzających siedzibę Megmar w Kutnie przy ulicy Marii Skłodowskiej – Curie 10 zbieramy następujące dane osobowe: imię i nazwisko, seria i numer dowodu osobistego, wizerunek (w systemie monitoringu wewnętrznego i zewnętrznego).

Przetwarzanie danych osobowych klientów odbywa się w oparciu o RODO na podstawie:

• zgody – zgodę uważamy za wyrażoną, a niniejszą Politykę za zaakceptowaną przez daną osobę w przypadku, gdy pojawi się w siedzibie Megmar,
• obowiązku prawnego (np. przepisów o ochronie informacji niejawnych),
• usprawiedliwionym interesie Megmar.

 

Jak długo przetwarzamy dane osobowe?

Czas, przez jaki możemy przetwarzać dane osobowe, jest uzależniony od podstawy prawnej stanowiącej legalną przesłankę przetwarzania danych osobowych przez Megmar. Nie przetwarzamy danych osobowych przez okres dłuższy niż wynika to z podstaw prawnych. Informujemy zatem, że:

1. w przypadku, gdy Megmar przetwarza dane osobowe na podstawie zgody – okres przetwarzania trwa do momentu wycofania tej zgody przez użytkownika,
2. w przypadku, gdy Megmar przetwarza dane osobowe na podstawie uzasadnionego interesu współadministratorów danych – okres przetwarzania trwa do momentu ustania ww. interesu (np. okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych) lub do momentu sprzeciwienia się osoby, której dane dotyczą, dalszemu takiemu przetwarzaniu – w sytuacjach, gdy sprzeciw taki zgodnie z przepisami prawa przysługuje,
3. w przypadku, gdy Megmar przetwarza dane osobowe, ponieważ jest to konieczne z uwagi na obowiązujące przepisy prawa, okresy przetwarzania danych w tym celu określają te przepisy,
4. w przypadku braku konkretnych wymogów prawnych lub umownych, podstawowy okres przechowywania danych w przypadku danych i dokumentacji dowodowej sporządzanej w trakcie wykonywania umowy – maksymalnie 10 lat.

 

Kiedy i w jaki sposób udostępniamy dane osobowe podmiotom trzecim?

Co do zasady zebranych danych osobowych nie przekazujemy podmiotom trzecim, jednakże przekazujemy dane osobowe innym wyłącznie, gdy zezwalają nam na to przepisy prawa. Dotyczy to podwykonawców Megmar, realizujących usługi na zlecenie Megmar oraz podmiotów uprawnionych do uzyskania danych na podstawie obowiązującego prawa tj. sądy lub organy ścigania. Wówczas podmiotom tym dane przekazujemy wyłącznie w ograniczonym zakresie, zapewniając ochronę danych innych osób poprzez mechanizmy bezpieczeństwa i z zachowaniem naszych standardów ochrony danych i poufności.

Jakie prawa przysługują podmiotom, których dane dotyczą i jaki jest sposób ich realizacji?

Osoby fizyczne mają określone prawa dotyczące swoich danych osobowych, a współadministratorzy danych odpowiadają  za realizację tych praw zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Prawa osób udostępniających dane:

• Dostęp do danych osobowych – osoby fizyczne mają prawo dostępu do danych, które przechowujemy jako współadministratorzy danych,
• Zmiana danych osobowych – osoby fizyczne mają prawo zmiany, w tym zaktualizowania swoich danych osobowych,
• Wycofanie zgody – w przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody, osoby fizyczne mają prawo w dowolnej chwili wycofać tę zgodę, w tak łatwy sposób jak jej udzielono,
• Prawo do ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych – osoby fizyczne mają prawo do ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w dowolnej chwili, chyba, że przetwarzanie jest wymagane zgodnie z przepisami prawa,

Osoba fizyczna może wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jej danych osobowych, gdy:

1. przetwarzanie odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu lub dla celów statystycznych, a sprzeciw jest uzasadniony przez szczególną sytuację, w której się znalazła,
2. dane osobowe przetwarzane są na potrzeby marketingu bezpośredniego,

• Prawo żądania usunięcia danych – gdy osoba fizyczna wycofa swoją zgodę na przetwarzanie danych przez Megmar, gdy osoba zgłosi sprzeciw wobec przetwarzania jej danych przez Megmar, gdy dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem oraz gdy dane nie będą już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane przez Megmar,
• Prawo do przenoszenia danych – gdy przetwarzanie danych osoby odbywa się na podstawie zgody osoby fizycznej lub umowy zawartej z nią oraz gdy przetwarzanie odbywa się w sposób automatyczny.

W przypadku wszelkich pytań i próśb dotyczących zakresu i realizacji praw, a także w celu skontaktowania się z nami w celu skorzystania z określonego uprawnienia w zakresie ochrony danych osobowych, prosimy o kontakt pod adresem e-mail: odo@megmar.pl. Zastrzegamy sobie prawo realizacji powyższych uprawnień po pozytywnym zweryfikowaniu tożsamości osoby ubiegającej się o dokonanie danej czynności.

Osoby, których dane osobowe przetwarza Megmar, mają również prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, którym jest PUODO, ul. Stawki 2, 00-19 Warszawa.

Czy i kiedy możliwe są zmiany niniejszej Polityki prywatności?

Zobowiązujemy się do regularnego przeglądu niniejszej Polityki prywatności i jej zmiany w sytuacji, gdy okaże się to niezbędne lub pożądane z uwagi na nowe przepisy prawa, nowe wytyczne organów odpowiedzialnych za nadzór nad procesami ochrony danych osobowych, najlepsze praktyki stosowane w obszarze ochrony danych osobowych. Zastrzegamy również możliwość zmiany niniejszej Polityki prywatności w przypadku zmian technologii, przy wykorzystaniu której przetwarzamy dane osobowe, a także w razie zmiany sposobów, celów lub podstaw prawnych przetwarzania przez nas danych osobowych.

Ostatnia aktualizacja Polityki prywatności – 25.05.2018 r.